Un brief per il sito web è un documento breve in cui metti per iscritto cosa deve fare il sito, per chi, con quali contenuti, vincoli e priorità, prima di chiedere un preventivo. Qui sotto trovi un template da copiare in un documento condiviso e compilare sezione per sezione, con le domande a cui rispondere e qualche esempio. Non deve essere perfetto: deve permettere a chi lo legge di farti domande precise invece di indovinare.
Perché scrivere un brief prima di chiedere un preventivo?
Senza un brief ogni fornitore immagina un sito diverso, e i preventivi che ricevi non si possono confrontare: uno ha previsto cinque pagine e testi forniti da te, un altro venti pagine con copywriting e servizio fotografico. Con lo stesso documento in mano, le differenze tra le offerte diventano leggibili. Come confrontarle voce per voce lo spieghiamo nella guida su quanto costa un sito web.
Il brief serve anche a te. Scriverlo costringe a prendere decisioni che altrimenti arriverebbero a progetto avviato, quando cambiare idea costa di più: chi approva i testi, quali funzioni servono al lancio, cosa si può rimandare. E mette d'accordo le persone dell'azienda, che spesso hanno in testa siti molto diversi senza saperlo.
Cosa scrivere su azienda, obiettivi e pubblico?
È la prima parte del template, e la più importante. Rispondi a queste domande:
- Azienda: cosa fai, per chi, in quale zona, da quanto tempo e cosa ti distingue dai concorrenti, in poche righe.
- Concorrenti: tre o quattro siti di aziende simili alla tua, con una nota su cosa fanno meglio o peggio di te.
- Obiettivo principale: l'azione che vuoi dal visitatore, per esempio una richiesta di preventivo, una telefonata, una prenotazione o un acquisto.
- Misura: come capirai che il sito funziona. Se usi Google Analytics 4, puoi segnare come eventi chiave le azioni che contano; scrivi quanti contatti ricevi oggi, così avrai un punto di partenza.
- Pubblico: uno, due o tre profili di cliente con ruolo, domande che si fa prima di contattarti, dubbi che lo frenano, parole con cui ti cerca.
Sul pubblico vale la pena essere concreti. «Aziende italiane» non aiuta nessuno; «responsabile acquisti di un'azienda metalmeccanica lombarda, che vuole capire in fretta se consegni nei tempi e chi lo segue dopo l'ordine» dà già indicazioni su cosa mettere in home e quali prove mostrare.
Quali pagine e funzioni elencare, e con quale priorità?
Scrivi l'elenco delle pagine che immagini, anche in forma grezza: home, una pagina per ogni servizio, chi siamo, lavori, contatti, pagine legali. Se hai dubbi su cosa serve, la guida al sito web aziendale elenca le pagine di base e a cosa servono. Poi passa alle funzioni e dai a ciascuna una priorità, sul modello del metodo MoSCoW:
- Indispensabile al lancio: senza questa funzione il sito non può andare online, per esempio il modulo di contatto con notifica via email.
- Importante: serve presto, ma il lancio può avvenire anche senza, per esempio l'integrazione con il CRM.
- Utile se c'è spazio: una funzione da valutare se tempi e budget lo permettono, come un'area riservata ai clienti.
- Esclusa da questa versione: quello che decidi esplicitamente di non fare adesso, come l'e-commerce.
Aggiungi le integrazioni con i sistemi che usi già, come gestionale, CRM, newsletter o prenotazioni, e le lingue in cui deve essere il sito. L'ultima voce della lista, quella delle esclusioni, è la più sottovalutata: dire cosa non vuoi evita preventivi gonfiati e malintesi.
Come descrivere lo stile che vuoi senza essere un designer?
Raccogli tre o cinque siti che ti piacciono, anche di settori diversi dal tuo, e per ognuno scrivi cosa ti convince: i colori, il modo in cui sono presentati i prodotti, la chiarezza del menu, le foto. «Mi piace» non basta; «mi piace che la home mostri subito i lavori con foto grandi e poco testo» è un'indicazione che un designer può usare. Fai lo stesso con uno o due siti che non ti piacciono, spiegando perché.
Indica poi cosa esiste già: logo in formato vettoriale, colori e caratteri del marchio, eventuale manuale d'uso, foto professionali. Se il marchio va rinnovato o non esiste un'identità definita, scrivilo: è un lavoro di branding che conviene affrontare prima o insieme al sito, non dopo.
Chi prepara i contenuti, e cosa c'è già?
I contenuti sono la parte che più spesso rallenta un progetto, quindi il brief deve dire chi fa cosa. Per ogni tipo di contenuto indica se esiste già, se va aggiornato e chi se ne occupa:
- Testi delle pagine: li scrivi tu, un copywriter interno o il fornitore?
- Foto e video: ci sono immagini vere di persone, sede e lavori, o serve un servizio fotografico?
- Casi e referenze: quali progetti puoi mostrare e con quali dettagli?
- Documenti: schede tecniche, cataloghi, certificazioni da caricare.
- Approvazione: chi dà l'ok finale sui testi, possibilmente una persona sola.
Se hai già un sito, aggiungi le pagine che oggi portano visite da Google: le trovi in Search Console e vanno conservate nel nuovo progetto, con i loro contenuti e i loro indirizzi o con reindirizzamenti corretti.
Cosa scrivere su budget, scadenze e vincoli?
Indica un intervallo di budget onesto. Non è una trappola per farti pagare di più: permette al fornitore di proporti la soluzione migliore per quella cifra invece di un progetto che poi andrà tagliato. Per la scadenza scrivi la data e il motivo, per esempio una fiera o il lancio di un prodotto, così si può capire cosa è davvero legato a quella data e cosa può arrivare dopo.
Chiudi con i vincoli e con la proprietà di ciò che verrà creato:
- Hosting, strumenti o piattaforme che devi mantenere per motivi aziendali.
- Obblighi da rispettare: informativa privacy, banner dei cookie secondo le linee guida del Garante e, se vendi online ai consumatori, i requisiti di accessibilità del sito.
- Dominio registrato a nome dell'azienda: il regolamento del Registro .it considera il registrante unico responsabile della registrazione e dell'uso del dominio.
- Accessi che resteranno tuoi: amministrazione del sito e dell'hosting, e la proprietà di Google Search Console, perché è il proprietario a decidere chi altro può accedere.
Come usare il brief con le agenzie?
Mandalo prima della prima riunione, non durante. Un fornitore serio lo legge, ti manda domande scritte e si presenta con una proposta di approccio, invece di usare l'incontro per raccogliere informazioni che potevi dargli prima. Il tipo di domande che ricevi è già un buon indicatore di come lavorerà.
Invia lo stesso brief a tutti i fornitori che stai valutando, e aggiornalo man mano che prendi decisioni. Alla firma, la versione finale dovrebbe diventare un allegato del contratto: è il riferimento comune su cosa è incluso, e le clausole da controllare sono spiegate nella guida al contratto di sviluppo web.
Quando il tuo brief è pronto, anche in bozza, allegalo al primo messaggio che ci scrivi dalla pagina sulla realizzazione di siti web: è il modo più rapido per partire da una conversazione concreta.
Domande frequenti
Quanto deve essere lungo un brief per il sito web?
Abbastanza da rispondere alle domande del template, di solito poche pagine. Un documento lungo pieno di premesse è meno utile di uno breve con decisioni chiare su obiettivi, pagine, contenuti, priorità e vincoli.
Posso chiedere all'agenzia di scrivere il brief al posto mio?
Può aiutarti a completarlo con un incontro o un questionario, ma le informazioni su azienda, clienti, obiettivi e budget devono venire da te. Un brief scritto interamente dal fornitore rischia di descrivere il sito che il fornitore sa già fare.
Devo indicare il budget nel brief?
Sì, almeno come intervallo. Senza un'indicazione il fornitore deve indovinare il livello del progetto, e rischi di ricevere proposte troppo ricche o troppo povere per quello che puoi spendere.
